公文写作基础知识

一公文的特点和作用 

公文的特点主要有：一是权威性和政策性；二是针对性和指导性；三是规范性和约束性；四是程序性和严密性；五是对应性和定向性。

公文的主要作用包括：指导工作、传达意图，如通知；联系工作，交流情况，如函；请示工作，答复问题，如请示、批复；总结工作，推广经验，如通知、决定；记载工作，积累史料，如报告等。

二公文的种类     

2012年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）文件的通知，明确了公文的种类有15种，这15种主要是：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、请示、批复、议案、函、纪要。我们起草一篇公文时，首先要考虑选取哪种文种比较合适，能够清晰地表达我们的行文意图。在文种选用中常见问题主要有：一是缺少文种；二是使用非法文种；三是文种重叠；四是生造文种；五是文种作为公文标题；六是文种混用；七是同类公文使用不同文种；八是错用文种。

其中最明显的要数报告和请示的错用，报告和请示同属上行文，但是是性质截然不同的两类文种。

（一）行文目的不同

报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。

（二）公文内容不同

请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。

目前，这两个文种滥用主要表现在两方面：请示、报告混用。如《关于请区领导出席XXX活动的报告》；请示、报告并用，比如《关于XXX召开第届党代会的请示报告》等。

三公文的格式       

公文具有规定的格式，公文要按规定的格式写作，这样才能保证公文的完整性、准确性和程序性，并且便于公文的处理，提高办文的工作效率。

公文的格式主要包括外部形式和内部组织两部分。外部形式，即格式，国家标准规定的固定格式。主要依据国家标准化管理委员会发行的《党政机关公文格式》。内部组织，即内容，公文的主体部分。

公文分为版头、主体、版记三部分。版头，即公文首页红色分割线以上的部分，包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分割线。主体，即公文的主体，是公文最重要的部分，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、印章和成文日期、附注、附件。版记，即首条分割线以下、末条分割线以上的部分，包括版记中的分割线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码。

四公文的写作        

（一）语言要求

1.符合国家法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文意图。

2.一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

3.内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

4.文种正确，格式规范。

基本要求：要使用书面语言，不用或少用口语、俗语。要使用现代汉语的标准语，不使用大多数人无法弄懂的方言土语及含义模糊不清的社会流行语。避“虚”就“实”，切忌滥用文学语言。 庄重与平实 ，不过分使用修饰的词语。使用国家规范的标点符号和计量单位。

常用的事务性语言举例

称谓用语：本（公司）、你（司）、该（公司）、我（公司）；

经办用语：经、业经、兹经；

引叙用语：前接、近接、悉；

期请用语：即请查照、希即遵照、请、拟请、希；

表态用语：照办、同意、不同意、可行、不可；

征询用语：当否、妥否、可否、是否同意等；

过渡用语：为此、对此等；

结尾用语：为要、为盼、此复、特此通知。

（二）写作步骤

1.写作准备

一是思想准备，即作者理论修养、政策水平的准备；二是主要内容和材料的准备，即事先准备围绕主题所要采用的观点和材料，做好去粗取精、去伪存真的甄别工作，对其使用勾勒出一个大体的轮廓，并根据阅读对象的特点有所侧重。

2.拟定提纲

在明确写作意图、目的、内容并充分准备材料后，需理清思路，安排文章的整体布局，以提纲的形式体现出来。可粗略拟出标题和各层次的要点，也可细致拟出大小标题和各层次，主要内容及段落分布。

3.草拟初稿

草拟初稿是公文正式写作的开始环节，也是非常重要的环节，初稿撰写不顺利，就难以高效率完成既定任务。首先尽快进入写作状态，搜索、串联各种信息，按照提纲顺序，专心致志、一气呵成。其次要力争达到“严、准、精、快”四个要求。

4.征求意见

初稿是公文的雏形，先不急于对文稿从内容到形式做大的修改，可交给领导或其他熟悉情况又有一定写作经验的人帮助修改如涉及其他单位或部门，需广泛征求各方面意见，把搜集到的意见进行认真研究，深入实际，进一步了解情况、提高认识。

5.反复修改

经过征求意见阶段的再认识后，作者对文稿进行再加工和润饰工作。修改范围主要包括：深化主题、审阅内容、调整结构、修正语句和确认标点符号。一般程序：反复阅读，从整体把握文章结构，然后从大的段落、观点上进行修改，再就每一具体问题进行修改，最后再逐字逐句加以推敲。

6.定稿

修改后的文稿经领导签发即转化为“定稿”，它是印制正本的依据和存档的文本。需注意用纸规范、格式规范、书写规范。

五常见说的标点误用错误 

常见错误一：多个书名号或引号并列时，使用顿号分割

错误：例1：各中小学要积极贯彻落实《中华人民共和国预防未成年人犯罪法》、《中华人民共和国未成年人保护法》、《中华人民共和国义务教育法》及相关要求。

正确：各中小学要积极贯彻落实《中华人民共和国预防未成年人犯罪法》《中华人民共和国未成年人保护法》《中华人民共和国义务教育法》及相关要求。

错误：例2：公安部门要加强校园“警务室”、“护学岗”、“安全网”建设，落实护校制度。

正确：公安部门要加强校园“警务室”“护学岗”“安全网”建设，落实护校制度。

解析：标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间通常不用顿号。若有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间，宜用顿号。

常见错误二：在标示数值和起止年限时，使用连接号不规范

错误：例1：制定并实施学校安防达标建设三年行动计划（2013-2015年）。

正确：制定并实施学校安防达标建设三年行动计划（2013—2015年）。

错误：例2：要加快工程进度，确保科技园3-5年内建设完成。

正确：要加快工程进度，确保科技园3～5年内建设完成。

解析：标示时间、地域的起止，一般用一字线（占一个字符位置），标示数值范围起止一般用波浪线。

常见错误三：用分号隔开的几个并列分句，不能由逗号统领或总结

错误：例1：各职能部门在查处取缔无证无照经营工作中，要各司其职、互相配合，工商部门负责查处取缔为取得有效许可证，擅自从事经营活动的行为；工信部门负责依法监督管理无线电和电子电器产品维修行业；公安部门负责依法监督旅馆业、公章刻制业。

正确：各职能部门在查处取缔无证无照经营工作中，要各司其职、互相配合：工商部门负责查处取缔为取得有效许可证，擅自从事经营活动的行为；工信部门负责依法监督管理无线电和电子电器产品维修行业；公安部门负责依法监督旅馆业、公章刻制业。

解析：用分号隔开的几个并列分句不能由逗号统领或总结。

常见错误四：在并列分句中使用句号后，再使用分号

错误：一是养老保险安置。对进入企业工作的失地农民要同企业员工一样纳入企业职工基本养老保险；二是医疗保险安置。城镇农民医疗保险制度已建立，可参加城镇居民医疗保险。

正确：一是养老保险安置。对进入企业工作的失地农民要同企业员工一样纳入企业职工基本养老保险。二是医疗保险安置。城镇农民医疗保险制度已建立，可参加城镇居民医疗保险。

解析：分项列举的各项或多项已包含句号时，各项的末尾不能再用分号。

常见错误五：阿拉伯数字表示次序时，使用点号不当

错误：1、督促主办单位按时办结。

正确：1.督办主板单位按时办结。

错误：（1）、督办主办单位按时办结。

正确：（1）督办主办单位按时办结。

解析：带括号的汉字、数字或阿拉伯数字表示次序语时，不加标点符号。不带括号的阿拉伯数字、拉丁字母做次序语，后面用圆心点。

常见错误六：在图、表说明文字末尾使用句号

错误：注：以上各项数据统计截至时间为2017年11月31日；城市人口指常住户籍人口；规模工业企业个数统计为新口径。

正确：注：以上各项数据统计截至时间为2017年11月31日；城市人口指常住户籍人口；规模工业企业个数统计为新口径

解析：图或表的短语式说明文字，中间可用逗号，但末尾不用句号。即使，有时说明的文字较长，前面的语段已出现句号，最后结尾处仍不用句号。

常见错误七：在标示发文年号时吗，使用括号不规范

错误：根据XXX发[2017]3号文件精神。

正确：根据XXX发〔2017〕3号文件精神。

解析：标示公文发文字号中的发文年份时，应使用六角括号。

常见错误八：句号括号行文末尾使用标点符号不当

错误：为加强对全区查处取缔无证无照经营综合治理工作的领导，决定成立XXX区查处取缔无证无照经营综合治理工作领导小组（领导小组组长由常务副区长兼任，副区长由XX局局长兼任。），负责该项目的协调处理。

正确：为加强对全区查处取缔无证无照经营综合治理工作的领导，决定成立XXX区查处取缔无证无照经营综合治理工作领导小组（领导小组组长由常务副区长兼任，副区长由XX局局长兼任），负责该项目的协调处理。

解析：括号内行文末尾需要时可用于问号、叹号和省略号。除此之外，句内括号行文末尾通常不用标点符号。

常见错误九：附件名称后使用标点符号

错误：附件：1.XX区查处取缔无证无照工作领导小组成员名单。

正确：附件：1.XX区查处取缔无证无照工作领导小组成员名单

解析：附件名称后不用任何标点符号。

常见错误十：二级标题在换行分段情况下使用句号

错误1：（一）整合监督职能和机构。

为减少监督环节，保证上下协调联动，XXXX。

正确1：（一）整合监督职能和机构

为减少监督环节，保证上下协调联动，XXXX。

正确2：（一）整合监督职能和机构。为减少监督环节，保证上下协调联动，XXXX。

解析：二级标题在换行分段时不使用句号，如使用句号则不需要换行分段。

常见错误十一：同一形式的括号套用

错误：围绕政府半年工作开展回头看，认真总结上半年工作，科学谋划下半年工作。（责任单位：各镇（街道））

正确：围绕政府半年工作开展回头看，认真总结上半年工作，科学谋划下半年工作。[责任单位：各镇（街道）]

解析：同一形式的括号应尽量避免套用，必须套用括号时，应采用不同的括号形式配合使用。

常见错误十二：书名号内用顿号表示停顿

错误：根据《××省物价局、××省财政厅关于××市建制镇城市基础设施配套费征收标准的批复》（××规〔2012〕59号）文件要求，特制定本管理办法。

正确：根据《××省物价局　××省财政厅关于××市建制镇城市基础设施配套费征收标准的批复》（××规〔2012〕59号）文件要求，特制定本管理办法。

解析：书名号内标示停顿时用空格。

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