这些公文校对常识很重要!你掌握了吗

这些公文校对常识很重要!你掌握了吗

如何避免出现这种尴尬状况、保证公文质量?校对,是必不可少的一环。校对是对写作、修改的补充和完善,可谓写作开流、修改正本、校对净后。

公文校对看似简单,做好不易,我们需要树立负责的工作作风,也要掌握科学的工作方法。今天,小编就与大家分享一些实用的公文校对常识。

首先,我们必须明确公文校对的六个原则:

先排后校。即先按照规定格式排版,打印出清样后再作校对。

逢文必校。不能因为有的文稿篇幅短、字数少、内容简单就放松校对。

每字必核。一份公文文字表述是否准确、通顺、简练,人名、地名、时间、数字、引文是否准确规范、严谨等,都要坚持一个标点一个标点地校,一个字一个字地核,不能有任何疏忽。

校写分离。公文起草和校对最好由不同的同志来进行。

急文稳校。越是急件越要沉住气、稳住劲,否则会导致一些明显的低级错误没有校出,酿成不良后果。

发前再校。

接下来,小编通过一些实例,为大家总结公文校对须把好的“三关”及一些实用方法。

 1 语言关

公文语言要保证其严肃性、权威性,因此,要尤其注意校对这几类词语,规范使用,达到公文语言权威、准确、简洁的效果。

概约词

诸如“基本上”“一般”“部分”“一些”“大多数”“少数”等不确定的词尽量少用或不用。非用不可时,要严肃对待,实事求是,切不可回避矛盾,或随意夸大。

介词

要避免介词连用。

如:关于对……的修改意见。

“关于”和“对”都指向同一个对象,两词连用没有必要。去掉“对”将上句变成“关于……的修改意见”时,显得更加明快利落。

专有名词

对公文中出现的人名、地名、机关名、事物名等专有名词要尤其注意,校对时要遵循以下几个原则:

1.按照权威部门认定的或长期以来通用的名称使用;

2.人的职务、机关单位名称、行政区划若有变化,应使用最新的名称;

3.使用标准全称,不要自作主张随意缩略;

4.名称在公文中的前后须保持一致;

5.名称必须与所指对象的性质相符,如“中央各部委”指中共中央宣传部、组织部、统战部、政法委等党中央的组成机构,“国家各部委”指国务院所属各行政机构。

格式语

对公文写作中约定俗成的一些格式化用语,要遵守约定,不得随意更改、立异标新。

如:

请示的结语用“以上妥否,请批复”;

平行文的结束语,如属知照事项不需答复的,则用“专此致函”,如属需要答复的,则必须用“专此致函,请复”;

报告的结尾,则需要使用“专此报告”。

如:请示语多用“恳请”,商洽函多用“商请”等。

词意易混淆的其他词语

如:

“权利”与“权力”、“截至”与“截止”、“起用”与“启用”、“制定”与“制订”等等,这些词语很容易混淆,校对时一定要分清该用哪一个,决不能含糊。

 2 逻辑关

对于公文来说,逻辑是将全文语言紧密联结为一个整体的筋脉。违背逻辑原理的公文往往会出现结构混乱、词不达意、表意缺漏或者重复啰唆等问题,作用大打折扣。

因此,公文校对还需把好逻辑关,小编通过一些例子,来说明公文内容表述方面不易发现的问题。

概念不明确

在使用概念表达思想时,其内涵和外延一定要明确,这是基本的逻辑要求。

例:各部门间要加强协调配合,完善有关政策。

此句“间”是“之间”的省略,“各部门间”指的是各部门的相互关系,不是实体部门,不能作为主项与“完善有关政策”连用,应该改为“各部门要加强协调配合,完善有关政策”。

限制不当

限制是通过缩小概念的外延来明确概念的逻辑方法。

例:2014年—2018年,四市生产总值由2048亿元提高到了3387亿元。

此句是想说2018年四市生产总值达到了多少。句中“2014年—2018年”包括“2014年、2015年、2016年、2017年、2018年”,而后面对应的生产总值数只有2014年和2018年的,因此,用“2014年—”来限制“2018年”是错误的,应该改为“相较于2014年,2018年四市生产总值由2048亿元提高到了3387亿元”。

自相矛盾

在表达中,相互矛盾的两个概念或判断不能都存在。

例:实现互联网与农业线上线下“双融合”发展。

“双融合”是指两组“融合”,如A与B融合、C与D融合。而句中只有“互联网与农业”一组融合,与“双融合”是自相矛盾的,应该改为“实现互联网与农业线上线下融合发展”。不符合方位逻辑

方位逻辑指含有方位词的命题,其“真”值依赖于在什么方位说出它,随着说出方位的不同而变化,如果不注意说出它的方位,“真”可能会变成“假”。

例:市政府文件表述“明确各区市政府对查处本辖区内制售‘地条钢’等违法违规行为负总责”。

从讲述者(市政府)的角度讲,本辖区指全市区域;从被讲述对象(区市政府)的角度讲,本辖区则指区市所辖区域。例句混淆讲述者和被讲述对象的方位概念,可修改为“明确各区市政府对查处各自辖区内制售‘地条钢’等违法违规行为负总责”。

  3 政策关

严把公文校核中的政策关是保证公文权威性、严肃性的关键,是公文校对的“核心”。把好政策关,应做到“上下左右前后”六面看。

“上”看

“上看”就是要校对公文是否符合国家法律法规、党的方针政策和上级文件精神。

若遇到引用国家法律法规、党的方针政策和上级文件的情况,校对时一定要与原文一一对照。

“下”看

“下”看,就是校对公文制定的政策有无必要性和是否具有可操作性。

具体到某一政策有无必要制发,要看其对本区域内各项事业发展有无指导意义,与本区域民情民意是否顺应,同本区域财政的承受能力是否相匹配等。

其次,要看公文制定的政策是否具有可操作性。公文中要有具体化、明确化的解决问题的办法和指导工作的措施。

如:

写明要“加强协调”,却没有加强协调的具体办法,也没有明确的权力和责任,公文成了“空”对“空”式的指示。

“有关部门要严密配合”,则没有指出由哪几个部门配合,工作上如何分工协作。

“左”看“右”看

“左”看“右”看就是校对公文政策在部门间的协调性,即看公文制定的政策是否超越发文机关的职能权限;是否与其他部门的相关政策相吻合,以避免文件间出现矛盾。

“前”看“后”看

首先要校对公文与本机关已有公文之间是否相承。

如,对同一问题的不同侧面做出新规定时,前后两个公文应彼此包容。若前面的公文不太适应新的情况有待修改时,要严格查找已有公文不符合现有社会状况的因素,并认真校对待发公文对其完善和修改之处。

其次要看公文后部与前部提法是否一致,不可出现自相矛盾或表述上的偏差。

把好语言关、逻辑关、政策关,一篇公文的校对就完成了一大部分。除此之外,还需注意错别字、标点符号、数字使用等细节。这些细节看似简单,但“小事切不可小视”,我们要注意“勤查”勘误,杜绝这些文稿硬伤。

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责任编辑:吴成玲校对:刘宇同最后修改:
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