对党政公文改革的思考

党政公文在行文原则、语言要求，尤其是格式上存在诸多差别是没有必要的。观察党政公文的发展历程，也可以发现党政公文虽然各有所侧重，但是在其条例和办法的一再修改过程中，已经呈现出明显的趋同性，不论在内容还是形式上，它们的面貌越来越接近。 

因此对党政公文加以改革势在必行，改革的总原则是：删繁就简、存异求同、方便实用、提高效率，即在不影响公文本质的前提下，将能统一的公文要素全部统一起来，例如公文的行文规则、语言要求、处理原则，以及公文的格式。 

要对党政公文进行改革，首先要将公文纳入法制轨道，通过制定《公文法》改变党政机关各自制定公文写作原则和处理方法的现状。考虑到通过立法程序统一党政公文比较复杂的实际情况，可以先采取理论工作者和实际工作者相结合的方式，制定一套实用、简洁、通用的公文处理条例或办法。 

党政公文改革的主要内容有：有关的概念的统一，特别是反映工作活动及其流程的工作术语，从词形到释义应完全一致，以建立起共同的工作语言；有关公文文种的统一，主要是针对党政机关通用的公文文种统一规定其名称、性质和适用范围，要保证对同一文种的所有表述完全一致；行文规则基本精神的统一，也就是针对既适用于党的机关，又适用于行政机关的规则作出一致性的规定；重点在于公文格式的统一，包括公文各个组成部分的名称和在页面上的位置编排，以及纸型、装订等具体规定。规范、准确、精心安排的公文格式，可以使公文庄重鲜明、整齐美观，既能充分体现发文机关认真细致的工作作风，又能方便公文阅读、处理和保管。 

党政公文改革需要坚持以下几个原则： 

1.简洁性原则。严格来说，公文是一种工具，是党和政府等各种机关团体进行管理的工具，简化、便利是其工具性的重要要求。只有简单方便，才能降低操作难度，减少中间转换环节，被人们有效掌握、快速推行，提高公文处理的速度和质量。 

在党政公文格式的众多差别中，有许多只是名称的差别，实际上所指相同，那就应该统一称谓，“同其名求其实”。像党的公文之份号、密级、秘期、版头、印刷版记，亦即行政公文之份数序号、秘密等级、保密期限、发文机关标识、印发机关和印发日期，两者相差不大，只是一简一繁，就是简单的称谓也并非令人难以理解。建议根据简洁性原则，将之统一为简洁的称谓，例如份号、密级、秘期、版头、印刷版记（进而将其与主题词和抄送机关一起归入版记中）。 

还有附注，党的公文专指印发传达范围，行政公文还包括其他需要说明的事项，如“请示”需在附注处注明联系人的姓名和电话。虽然党的公文附注内容单一，但是也属于需要说明的事项，两者完全可以将称谓统一为“附注”。 

这一点尤其应当体现在主题词的标引上，《条例》规定党的公文应标引5~10个主题词，而且自由主题词还需标引它的多个上位主题词，这实在很麻烦；行政公文只要求标注3~5个主题词，而且自由主题词直接标引就可以了，这才够简洁。况且在实际工作中，党的公文也很少有标引5个以上主题词的，这充分说明了主题词数量以3~5个为宜，自由词也没有必要标引出上位词。 

2.美观性原则。党的公文，如果密级、秘期、紧急程度都具备的话，依照《条例》，它们都应位于首页的左上角，加上位于左上角的份号，共三行，而行政公文则将密级、秘期、紧急程度放在右上角的位置，加上位于左上角的份号，一左两右共两行。很明显，前者不如后者平衡对称，从美观角度来讲，可以将二者统一为后者的形式，同时依据简洁性原则，去掉行政公文中密级两字之间的空格。对于上行文如果需要有签发人而且比较多的话，签发人的排列方式，党政公文的要求是不同的，党的公文要求按照先上下后左右的方式排列，而行政公文只要求上下排列。考虑到位于左侧仅占据一行位置的发文字号，从平衡美观的角度看，党的公文的排列方式似乎更好一些。 

3.方便性原则。党的公文版头有两种形式：发文机关全称或规范化简称+文件、发文机关全称或规范化简称+文种。而且在后一种中，发文机关名称与文种的字体样式、大小、颜色均有差别，具体又有四种不同的形式，适用于不同的范围。这样不仅繁琐难记，而且常常让人分不清在何种情况下使用何种形式。其实公文最主要的差别就在于发文机关和文种，这一点通过发文机关名称、发文机关代字和标题就可以得到完全的体现。建议无论党政公文都只用一种版头形式：发文机关全称或规范化简称+文种，大字红色套头居中排布，这样简单方便。 

行政公文对于成文日期、抄送机关、印发机关、印发时间都有右空四个字、左空一个字之类的要求，这实在有点啰嗦。左右空出一个字与不空字有何差别，有何影响？党的公文在这方面没有规定，而是约定俗成的顶格处理，操作起来既简单大方，又不影响美观。建议取消左空右空之类的规定，一切从俗。还有党政公文对于紧急程度都设定了两个急度，但是不一致，党的公文是特急和加急，行政公文是特急和平急。只是为了表明公文的紧急程度，一个急、一个很急而已，完全可以将两种公文的两个急度名称统一。 

4.节约性原则。《条例》中规定，如果最后一页没有正文内容，则标注“此页无正文”，而《办法》中则明确规定不允许出现此类现象，务必使印章和成文日期与正文处于同一页。很明显，后者更符合节约化的原则，也与我们提倡的建立节约型社会的目标一致。 

在用纸规定上，也要考虑节约的问题。《条例》中虽然规定党的公文用纸可以是16K也可以是A4，但是在实际工作中，采用的都是16K。16K相对A4 来说，在裁剪时要浪费许多，生产纸张的机器生产出的一张大纸可以正好裁制成A4纸，却不能正好裁制成16K纸。建议不论是党政公文都采用A4纸，国际通用的公文用纸也是A4纸。这样不仅节约，而且给公文处理尤其是归档带来很多方便，还与国际接轨。 

5.标准化原则。现在不论是在哪个领域行文，只要涉及到数字，都要求符合国家对数字使用要求的标准，即符合《出版物上数字用法的规定》，公文写作也不例外。在党政公文中，有两处数字的运用要求存在不同，一是成文日期，二是附件后的序号。党的公文要求成文日期使用阿拉伯数字，附件后使用汉字，行政公文要求成文日期使用汉字，附件后使用阿拉伯数字。其实不论选用哪种数字方式，都不会影响公文的严肃性、权威性，而且阿拉伯数字在中国的运用已经十分普及、深入人心。建议都使用国际化的、简易化的阿拉伯数字，这样明显、简单。