行政人员（办公室工作）必备素质

办公室工作头绪繁多，涉及面广，要求工作人员有尽可能广博的知识，做一个“通才”和“杂家”。但是现代社会科学技术突飞猛进，知识更新速度加快，一个终其毕生，所学也极为有限，因此，怎样的知识结构，或者说怎样的知识层次和内容的构成，才能适应实际工作的需要，就成为重要的问题。

知识要求

这是办公室人员知识结构中最基本的，内容也最广泛。具体可以分为三大部分。

⑴科学文化基础知识

包括语文、数学、物理、化学、历史、地理、生物及外语等各方面的常识，有了这样的文化基础，才能谈得上学习和掌握其他的知识。

⑵基本政治理论知识

主要有马克思主义哲学和政治学、政治经济学、中共党史、党的建设理论、毛泽东思想、邓小平理论以及有关的国际国内时事政治。这部分知识，要求办公室人员不仅是通常的学习和了解，而且必须系统地把握和理解，力求精通，从而树立正确的世界观和方法论，才能在工作中出坚定正确的政治方向和较高的理论水平。

⑶政策法规基础知识

主要指中国共产党十一届三中全会以来现行的路线、方针、政策，国家的宪法和法律，各种行政法规和部门的规章制度等等。只有熟练掌握这些知识，办公室人员才能在工作中有章可循，而不至于在庞杂的事务堆中迷失方向。

专业知识

这是办公室人员知识结构的核心内容，它是有别于其他人才知识结构的主要方面。其中又具体分为两个部分。

⑴秘书专业知识

秘书学、文书学、逻辑学、应用写作、档案管理、行政管理学、领导学、信息学、信访学、调研学、速记学等，只有掌握了这些知识，才能胜任办公室为领导服务、承办行政事务的工作。

⑵办公专门知识

主要是指除秘书工作外的针对行业和部门不同的其他机关事务管理知识和技能，以政府工作部门为例，有计划学、运筹学、统计学、财务管理、物业管理、办公物品管理等，新的形势还要求掌握计算机知识、演讲与口才，以适应无纸化办公和推广普通话的要求。此外，针对不同的行业和部门，又有一些具体的知识要求，例如在企业中，办公室人员应当掌握军事科学方面的知识；在学校和文化团体工作，则要注重教育学、文化学等方面的学习。

相关知识

这是指与专业知识密切相关而又有区别的知识，学习这些知识对于提高办公室人员的工作效率和水平，具有重要的意义。主要有：

⑴方法论知识

包括系统论、信息论、控制论、科学哲学等。

⑵心理学知识

包括普通心理学、领导心理学、管理心理学、社会心理学、秘书心理学等。

⑶社交知识

如人际关系学、公共关系学、礼仪学等。

⑷其他科学知识

有行为学、预测学、咨询学、伦理学、新闻学、编辑学、传播学、人才学、文学艺术及书法等。只有具备了丰富的知识，才能使办公室人员头脑充实，视野开阔，工作有效。而且我们可以发现，随着知识结构的不断完善，反映出办公室人员学识层次的不断提高，这就表明对办公室人员的学历要求也在逐步提高，更要求办公室人员自觉地在实际工作中努力学习，更新知识。

能力要求

能力，对于办公室人员而言，是指完成其承担工作的本领。基本上可分为基础能力、一般技巧和特殊技能三个层次。这是办公室人员知识结构和良好素质在工作中的综合体现。

基础能力

办公室人员作为领导的助手和为领导提供服务，应当具有基本的写作和办事能力。对日常会议和领导指示的记录，要能领会精神，把握实质；起草文件应突出重点，观点鲜明，逻辑、层次清晰；公文处理要言简意赅，快速及时。如果会议记录挂一漏万，甚至错误百出，起草文件事无巨细，轻重不分，词不达意，这样的办公室人员则缺乏基本的工作能力，应当考虑提高其能力或调离。同时，办公室人员还要办事干练，具备基本的办事能力，包括办文要及时、简洁，办会要有序、有效，对于领导交办的其他事务要准确、踏实地去完成。反应迟钝，办事拖拉，遇到困难一筹莫展的人，即便是忠诚老实，也因缺乏基本能力，而决不会成为一个称职的办公室人员。

一般技巧

办公室人员除了必须具备基础能力，要提高工作水平和自身素质，还要掌握许多工作的技巧。包括发挥参谋作用，学会调查研究，掌握协调技巧等等。

(1)发挥参谋作用

就是为领导出谋献策。在领导决策民主化、科学化的今天，尤其要求办公室人员改变以往办事即是称职的旧观念，而要提高参谋意识和能力，明确不能出谋献策者就不是好的办公人员的新观念。发挥参谋作用，首先要讲求胆略，敢于直陈己见，据理力谏。其次要讲求技巧，看问题，想办法，要多方面，多角度，收集信息，深思熟虑。再次，要讲求艺术，选择最佳的时机场合、方式，向领导提出建议，便于其采纳，提高参谋效率。

(2)学会调查研究

当好参谋助手，办好行政事务，离不开对情况的熟悉掌握，而认识事物最有效的办法就是调查研究。做好这项工作的诀窍在于，一要做有心人，以敏锐的观察力去发现他人不易发现和忽视的小问题；二要深入实际，同群众交朋友，谈真心话；三要方法得当，民意测验、抽样调查、个别谈心、开会讨论等，根据具体情况选择一种，或者综合运用；四要综合分析，对调查获取的大量信息和材料，能够去粗存精，去伪存真，由此及彼，由表及里，从中概括总结出事物的内在联系和规律。

(3)掌握协调技巧

办公室处于各个职能部门的中枢，要发挥其上下内外左右联系沟通的作用，办公室人员要学会良好的组织协调技巧。明白对什么事情应当运用有关政策、法令和规章制度强制执行；对什么事情必须使矛盾各方彼此了解情况，从而消除误解，团结协作；对有的事情则要着眼全局，又为各方面着想，使全局和局部有机统一；对另一些事情要求说服教育矛盾各方顾全大局，发扬风格，互谅互让，达到步调一致的目的。这些都对办公室人员提出了较高的要求。

特殊技能

办公室人员除了日常的工作之外，还要根据自身分工的不同和形势发展的需要，掌握一些特殊的技能。如电脑应用、复印缩微技术、录音录像和摄影技术、速记和书法艺术、打字和编辑技能、驾驶技术、维修和保养设备的简单技能等等。这部分技能主要是根据办公室人员分工的不同而提出的要求，并且主要是随着形势发展和工作需要，在实践中学习、提高。