关于提升公务员公文写作能力的几点探讨（4）

第三，要依据工作需要储存材料。各位公务员由于所从事的具体工作性质不同，因而积累储存材料的内容也有不同。储存材料必须紧密结合工作实际，根据工作内容分类别分项目来进行。只有这样，才能做到储用结合，以储助用，以用促储，从而养成良好的积累储存材料的习惯。一般地说，存储材料要广征博采，多多益善。但面对当今世界，知识经济、知本经济接踵而来，信息多如牛毛，目不暇接。因此，要紧密结合自己的工作，根据你所在单位的职能职责，有所选择的存储材料，建立起个人的小资料库。这个小资料库里一般储存什么材料呢？①基础性材料。就是一些通用材料。如党的建设，干部队伍建设，阶段政治学习材料和所在单位、部门、地区的概况材料。特别是概况材料，如本地区面积、人口、GDP、财政收入等材料；本部门工作任务、人员编制、隶属关系、大事等。基础性材料，有时常用，所以要常备。②政策材料。要认真阅读上级来文，特别是政策法规性的文件。看到有关新闻媒介上刊登的这类文字，要摘要或剪下来保存，以便查阅。③领导思想的积累。要注意积累上级部门与本部门领导同志对问题的基本观点、基本看法，尤其是领导对某项工作的新提法、新要求等。同时，还要注意一下领导的用语习惯。④业务工作材料。首先要注意积累本单位的基本情况统计数字；其次要积累本单位、本行业的新成果、新动态资料；再次是新闻媒介或单位简报中工作经验、工作研究等材料；最后，是积累本行业相关的其他材料。⑤语言材料。公文语言讲究庄重、朴实、明白、准确和精炼。平时要注意阅读和积累。⑥公文格式汇集与储备。就是将上级部门发的不同类型、文种的文件，如通知、决议、决定、指示、纲要（工作要点）、细则（办法）、通报、报告（请示）等，收集成册，供工作中参考。这就应了老百姓的一句俗语“天下文章一大抄，看你会抄不会抄”。应急的时候，拉出来一参考，比着葫芦画个瓢，虽然“文章最忌百家衣”，也比拿不出来强，也算是提升写作能力的基础吧。储存材料的目的在于应用。为了方便应用，积累存储材料可采用以下几种方法：摘要、报刊剪辑、资料卡片、复印等，但要有个文字索引，以便分门别类的查找。

第四，举一反三，一材多用。大家都用芹菜作原料做过菜吧？我见过一个这样的厨师，芹菜茎炒菜，芹菜叶做菜饼，芹菜根做成了咸菜。我们公文写作，对材料的运用，也要这样。要举一反三，一才多用。但这里不是说重复用，而是换个角度创新用。

公务员在工作实践中积累了大量的材料，这么多的材料不可能都写到文章里去。下一步就是如何选择好材料、用好材料的问题了。材料选择的根本标准就是写作目的。首先，要选择对路有用的材料。对路就是符合党的路线方针政策，适应领导关注的热点、难点、疑点、焦点，有用就是经得起筛选，说得白一点，就是要选跟得上形势、适合口味的材料采用来写。一般地说，要选择时事倡导的材料，选择真实而新鲜的材料和典型的材料。这样的材料才能以少胜多，起到画龙点睛的作用。其次，要精选角度。青岛啤酒集团九十年代发生过一个摆梯子的故事。在青岛啤酒集团生产车间的一个角落，因工作需要，工人需要爬上爬下，因此，有人放置了一个活动梯子。用时，就将梯子支上；不用时，就把梯子放到拐角处。为了防止梯子倒下砸人，还贴了张纸条，“留神梯子，注意安全”。这样过去了几年后，有个熟悉汉语的外国专家看到，他把字条改成：“不用时，请将梯子横放”。这两个纸条的区别在于角度不一样，前者仅仅是提醒，后者则排除了安全隐患。从公文写作上说，一个材料可以使用的角度很多，苏轼说过“横看成岭侧成峰，远近高低各不同”。公文写作就要根据写作目的，选择一个最佳角度表现出来。但是有个要求，这个角度要符合领导要求与撰文目的。比如说，某单位主要领导“班长”表率作用、“班子”凝聚力较强，工作成绩明显，按照上级要求写一篇经验性总结，这是写作目的。撰稿人围绕这个目的，从“班长”的模范带头作用出发，收集了很多材料，经过分析，把材料分成了三大块，形成了材料框架：一、发挥凝聚作用，形成团结战斗集体；二、发挥导向作用，使“一班人”不偏离方向；三、发挥协调作用，使“一班人”步调一致。再次，多方位用材。大家收集材料不容易，有些可能用起来意犹未尽，有的可能根本没派上用场，费了心血的材料，弃之可惜，有目的的写作又不能堆砌材料，怎么办呢？举一反三，一材多用。公文写作者就好像是一个木匠，水平高的木匠，大块板材做门做窗，小块板材做小家具，符合做大梁的当梁，符合做牚的做牚，剩下的小木块还能做成木楔，起加固作用。我们在公文写作时也要向这个聪明的木匠学习。1993年底，我在接受起草《泰安市机构改革工作总结》时，结合工作搜集了很多资料，写完总结上报省政府后，觉得这些材料虽然不能写入总结，但与总结的材料结合起来，还是有用的。于是，就写成了篇工作经验，题目是《泰安市县乡机构改革回顾》，发表在《泰安论坛》1994年第一期上。换了个角度，加以归纳提炼后，写成了篇新闻稿，题目叫《泰安市县乡机构改革顺利完成》，发表在《中国机构编制》杂志1994年第5期上。使收集的材料“三用”，有效的利用了材料资源。一材多用，最常见的是写成信息、工作汇报报上级部门后，改下文体写成新闻可以投稿；写了总结后，还可以修改写成经验介绍，写成工作通讯等；写情况报告，还可详细梳理一下写成调查报告等等。这些要靠写作实践中多练、多揣摩。