建立网上非涉密公文流转系统的思考

公文是党的机关和行政机关行使管理职能，办理具体事务的重要工具，对国家政治、经济和社会生活的各个领域都有着重要指导作用。随着移动互联网、物联网、大数据、云计算等信息通信技术以及人工智能的发展，人类社会进入了信息社会的新时代。公安机关应主动适应发展大势，紧抓机遇、乘势而上，在信息化时代做好公文处理工作，不断提公文处理水平和效率。笔者结合自身的工作对公文流转工作进行了思考。

一、  沐川县公安局公文流转现状

沐川县公安局每天收取文件约50份，几乎覆盖全部警种，目前采用的公文流转形式为办公室收件人员收件整理，制作文件处理单，后送办公室负责人签呈领导阅示，办公室人员根据签呈领导不同收集分类完毕后，分别送领导阅示。领导阅示完毕后办公室人员收回，再按照领导批示送相关部门签收办理。至此公文流转完毕。

以上公文流转共计九个步骤，其中收发文件最为费时费力。按照正常流程，排除领导不在，或办公室负责人、文件传送人员不在的情况。每一份公文从办公室收件到最后办理完毕，时间大约是1天，领导传阅件办理完毕大约需要2天。如遇领导或办理人员不在的情况下，公文传送时间将无法估计。当文件送达领导或者实际经办部门时，可能文件已经过了时效性，有些要求上报的内容已经逾期，将对公安工作造成无法估量的后果。

二、传统OA系统的短板

OA（英文全称Office Automation）又称OIS(英文全称Office information system)中文译为办公自动化信息系统。20世纪70年代起源于美国。OA系统诞生之初无疑是信息化办公的一个标杆，但随着公安工作的不断推进，OA系统渐渐无法满足工作的需求，目前的OA系统普遍存在操作不简便，功能虽多但不适用，维护成本高昂等等问题。

三、  建立简便高效的公文流转系统的思考

（一）要简便易操作。建立树状部门选择窗口，可以参考目前正在试运行的政务微信。办公室收集文件后，由负责人点击需要呈阅的领导，系统默认内容为（呈某某领导阅示），如需添加建议，可以手动输入。输入后直接点击推送，领导签收文件后，根据内容推送给具体承办部门，勾选之后系统默认内容为（请某某部门按文件要求办理），如需添加建议，可以手动输入。承办部门收到文件处理内容后，按照要求进行办理，办理完毕后点击办理完毕，随后办理完毕信息传送至分管局领导及办公室，如遇需要办理的急件，在领导不在的情况下，可电话告知领导，后直接推送承办部门。至此该文件办理完毕。如果遇有需要传阅的文件，领导可以勾选传阅对象进行一健式传阅。这个过程较人工传输节省了5个步骤，节约了文件传阅时间，节省了人工，减少了领导逐人传阅环节，又大量减少了纸质文件、公文的打印数量，增强了全体民警的信息化应用意识，提升了全局的信息化应用水平。

（二）要有提醒和保密功能。领导或承办部门不可能每天都在电脑面前定时点击公文流转系统，那么流转系统就必须带有提醒功能，这也是普通OA系统不具备的。一是设立弹窗提醒。当有局领导或承办部门有文件需要办理的时候，该名领导或承办部门的电脑桌面会自动弹出大窗，并伴随闪烁，显示有文件需要办理，让人一目了然，不需要再登录办公系统，查阅是否有文件需要处理，具有十分强的操作性。二是同步短信提醒。文件在推送弹出窗口同时，局领导或承办部门的手机会同步收到短信提醒（内容参考：你有一份文件需要办理）。在领导或承办部门未在办公室的情况下，起到提醒作用。三是文件紧急等级提醒。办公室在进行文件分解时，要根据文件办理时效对文件等级进行分类（特急、普通）。电脑弹窗会根据不同等级闪烁不同颜色，特急为红色，普通为绿色，这样一来为领导处理文件提供参谋，对承办部门予以提醒。四是办理超时提醒。办公室在分解文件流转时，要根据文件内容设定文件办理期限（通常设定时间为提前一天）。如遇领导临时有事忘记办理，或承办部门忘记办理的情况下，电脑会自动报警（弹出窗口提醒某某文件将要超过办理时限），并同步推送内容至手机（内容参考：你有一份文件将超过办理时限，请及时办理）。五是要有保密功能。较普通的OA系统，需要先登录后办理有所不同。该系统采用的是先弹窗提醒有文件需要办理，在弹窗内输入密码后对文件进行浏览办理。

(三)要有手机同步动能。在目前移动警务通的基础上，搭建手机办公APP，与电脑处理系统同步，操作方式也大体相同。当无法及时返回办公室处理文件事，可以在手机上进行操作。手机同步应注意以下几个问题。一是要具有高度的保密性。手机不同于办公电脑，具有移动性和不稳定性。手机丢失或暂时离开掌控都有可能涉密，所以使用手机处理公文对于保密要求就十分的高。笔者认为：一手机同步手机APP应该采用登录设置，登录后才能对公文进行处理，登录系统后5分钟内不进行系统中的任何操作，系统会自动退出，下一次需要处理公文时许重新登录。二要具有远程操作功能。当手机出现丢失或被盗的情况，可以通过电脑系统对手机进行远程操控，删除所有公文，并对手机卡进行注销。二是要有语音播报功能。由于手机受屏幕大小限制，字体较小，在阅读在具有局限性，当字体放大后，往往不便于整体阅读。当操作者无法看清文字的情况下，可以选择语音播报功能，对公文内容进行听取，而后进行处理，处理也区分为文字输入和语音输入，方便操作。

（四）要留有办理痕迹。在系统中所有的办理流程将全部留有痕迹，以呈批示表格进行显示（可参考公安内批文书流转呈批表），主要内容有批示内容，传送时间，办理结果等。办公室定期将文件办理情况进行打印并存档。

当然，根据需要还可以在公文办理系统的基础上增加其他功能，如用车申请、请假申请、接待申请、用章申请等等，模式与公文流转相同。总的就是以科技为引领，不断提高信息化水平，从而提高效率，得到事半功倍的效果。

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（作者单位：四川省乐山市沐川县县委政法委）

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