遇到公文标题你应该注意什么?

遇到公文标题你应该注意什么?

1.标题构成

公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成,称为公文标题“三要素”。

公文标题的三要素是不可随意省略的,如省略发文机关、省略文种等,都是不正确的。对于一些非重要的、极其简短的通知、通告,也可省略事由,但在任何情况下,文种都是不能省略的要素。

2.标题中的标点符号

《国家行政机关公文处理办法》规定:公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

3.标题的位置及排列

标题用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。人名、地名不能分割成两行表示。

4.公文中机关或单位名称的用法

(1)以党委名义所发的文件,如系采用《中共xx文件》形式的版头,其发文机关名称可以使用简称。

(2) 要根据文字的繁简视情确定使用全称或是简称。

例如公文版头、标题、发文机关署名(落款)中所涉及的发文机关名称,究竟以使用全称还是简称为宜,应当根据实际情况酌定。一般而言,如果机关名称字数较多,特别是一些企业名称往往冠以一二十个字,为简洁起见,则通常应当使用简称,以使行文趋于简洁,并求得文面布局的醒目、匀称、美观。但需要注意的是,发文字号中的机关代字必须是简称,而且是高度浓缩了的称谓;印章中的发文机关名称则应使用全称,以示庄重、严肃。

(3)要根据公文的运行范围和内容性质酌情确定使用全称还是简称。

就一般而言,对于系统或机关单位内部运行的公文,其发文机关名称可以使用简称,既不会令人费解,又会使行文显得简练,便于接受;但对于那些政策性、规定性较强的公文以及会议性公文,如公报、决议、会议纪要等,则应以使用全称为宜,以体现行文的庄重性和严肃性。

(4)要注意讲究规范。

根据公文处理法规的规定,在公文写作中第一次使用机关名称时应当使用全称并用括号注明简称,下文再出现相同名称时,则始可用简称。

值得注意的是,对于简称的使用必须注意讲求规范,不可随意简化。例如“中共xx委员会”、“中共xx乡党委”之类的简称即不符合规范。其中前者的问题在于繁简混杂,“中共”是简称,但“委员会”又不是,故而应改为“中共××委”;后者的问题属于叠床架屋,其原由已如前述。

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责任编辑:吴成玲校对:刘宇同最后修改:
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