制度

（—）制度的概念、特点

制度是党政机关、人民团体、企事业单位为加强对部门工作的管理和严格组织纪律而制定的要求有关人员共同遵守的规范性公文。

制度依据法律、法规的有关规定，针对一个部门某项具体工作管理制定，一经颁布，有关人员必须遵守，若有违反，则要受到相应的处罚，包括行政处罚以至刑事处罚。制度具有很强的强制性和约束力。

（二）制度的结构、内容和写法

制度由标题和正文两部分组成：

1．标题。

一般有两种构成形式：一种由事由和文种构成，如《财务制度》、《保密制度》、《值班制度》；一种是由制文单位，事由和文种构成，如《办公厅礼品管理制度》、《公司立项制度》等。

2．正文。

制度的正文由总则、分则、附则组成。总则是关于制定制度的指导思想、目的等项内容的说明。分则是规范项目，是制度的实质性内容，是要求工作人员遵守的行为规范。附则用以提出执行的要求等事项。

制度的正文的结构一般采用条文式，依次列述规定内容。

印章管理使用制度

一、印章的使用管理

（一）印章的保管和使用，应指定专人负责。

（二）管印人员要忠于职守，不得徇私舞弊，擅自使用印章。

（三）印章要专柜保存，使用一把钥匙，严格管理。使用印章，须经领导签字批准。

（四）盖印前要审核手续是否完备，材料是否齐全，对于不符合要求的，等手续完备后方可盖印。盖印中要严格按照公文格式规定，盖印要工整，字迹要清晰，将印章下边压在公文落款日期的正中间。

二、审批和使用范围

（一）省政府印章的使用须经省长、副省长或秘书长签字批准，经办人员要登记、签名并注明印数量、理由等。使用范围：

1．以省政府名义发的各类公文（包括文件、函、命令、公告、通告、传真电报等）；

2．省政府与省委、与省军区、与国务院有关部委及其他省、市、区人民政府联合发的各类公文；

3．以省政府名义颁发的奖状，发出的贺信、贺电及介绍信等；

4．以省政府名义颁发的证件、证书等；

5．其他特殊情况需要盖印时，须请示秘书长以上领导批准。

（二）省政府办公厅印章的使用须经厅主任或副秘书长签字批准。使用范围可按第二条第一款各条规定办理。介绍信盖印须经主管副秘书长批准，并详细登记盖印张数。

以省政府或办公厅名义在邮电局发明码电报，加盖机要处印章。

（三）各处室、科印章使用时，须经处室、科领导批准。

三、存档

凡加盖省政府办公厅印章的所有公文、介绍信、证件、证书、奖状以及其他文字材料，应分别留存底稿、影印件、存根、样本等，交档案科归档。

四、印章的刻制、颁发和更新

（一）刻制地区行政公署、市、人民政府和省人民政府工作部门、直属机构及省政府办公厅直属企事业单位的印章，必须以省政府或办公厅正式文件为依据，并到公安部门指定的专门刻制单位制作。颁发以上印章时，按办公厅财务规定收取工本费，由财务科向领印单位开据办公厅财务收据。

（二）所发印章因年久损伤或经国务院批准更改行政区域名称后，需要更换印章的，用印单位要向办公厅提出申请，经主管领导批准后，承办人员负责及时刻制，领取新印章时要将旧印章交回。

（三）办公厅各处室、科印章的刻制应依据正式文件或领导批示，由专人刻制，制成后交给管印人员注册登记，然后通知处室、科有关人员签领。

（四）经省政府决定撤并的工作部门或直属机构，其印章由管印人员负责及时收回并登记销号，严格管理，定期负责监销。

（五）国务院各部门驻省单位或其他机构需刻制印章的，要经秘书长以上领导签字批准，并将领导指示件贴在介绍信存根处。

档案管理制度

一、归档文件、材料范围

凡是反映省政府机关工作活动，具有考查利用价值的文件材料均属归档范围。

（一）上级机关的文件、材料

1．国务院、国务院办公厅召开的需要省政府贯彻执行的会议的主要文件、材料。

2．国务院、国务院各部门颂发的属于省政府机关的主管业务并要执行的文件，以及普发的文件，非省政府主管业务但需要贯彻执行的法规性文件。

3．国家领导人视察、检查本省工作时的重要指示、讲话、题词、照片、录音、录像等。

4．国务院、国务院办公厅转发省政府的文件。

（二）本机关文件、材料

1．省政府召开的党组会、省长会、常务会、全体会、省长办公会、秘书长工作会、厅党组会、厅务会和专员、市长会议以及以省政府名义召开的工作会、电话会会议形成的材料。

2．省政府、省政府办公厅发布的（包括转发及与其他机关联合颁发）正式文件和无字号文件。

3．省政府检查各委、办、厅、局，地、市工作或调查研究形成的重要材料。

4．省长（含副职，下同）、秘书长、厅主任、副秘书长的重要批示，各处室交来的办理结果单和领导出外开会带回的需本机关处理的未经文书处理登记的文件材料。

5．省政府（包括上报下批）干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、工人名册、报表、纪律检查、治安保卫以及职工录用、转正、定级、调资、退职、离休、抚恤、死亡及干部奖惩等有关文件材料。

6．省政府办理内容重要的人民来信来访材料和领导批示、处理记录、摘要、调查处理报告等材料。

7．办公厅机关人事工作形成的归档材料。

8．省政府办公厅形成的财务报表、凭证、帐簿、年度计划等材料。

9．本机关的历史沿革、年鉴、重要活动事件的剪报、声像、荣誉、奖励证书、凭证、实物和照片、录音、录像等资料。

10．省政府办公厅机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料。

11．本机关办理的干部、工人的转移工资、行政、党团、工会组织介绍信及存根。

二、不归档的文件材料范围

（一）上级机关的文件材料

1．国务院任免驻省、市、区人民政府工作人员、普发供参阅不办理的文件、材料。

2．国务院、国务院办公厅发来的供参阅的抄件和征求意见未定稿的文件材料。

（二）本机关的文件材料

1．重份文件。

2．无参考利用价值的事务性、临时性公文。

3．未经会议讨论或未经领导审阅、签发的未生效文件、电报、草稿和一般性文件的历次修改稿。

4．从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。

5．无特殊保存价值的信件，属一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建议的人民来信。

6．省政府办公厅各处、室互相抄送的文件材料、不应履行公文的行文、介绍信等。

（三）同级机关和非隶属机关的文件材料

1．参加各省、市、自治区人大、政协等机关召开的会议，不需贯彻执行和无参考价值的文件材料。

2．各省、市、自治区党委、人大、政协抄送省政府、不需要办理的文件材料。

（四）下级机关的文件材料

1．各委、办、厅、局，各地、市、县送来的参阅文件、简报、情况反映，不应抄报或不必备案的文件材料。

2．越级抄送的，一般不需要办理的文件材料。

3．各委、办、厅、局，各地、市抄报省政府备案的一般性文件材料。

三、文件的查阅

（一）外单位人员查阅县团级文件，须持县团级单位介绍信到档案科查阅。

（二）外单位人员查阅地、师级文件，须持地、师级单位介绍信到档案科查阅。

（三）外单位人员查阅省、军级文件，须持单位介绍信经主管秘书长批准，方可查阅。

（四）各级绝密文件一般不扩大阅读范围，如因特殊情况非阅读不可的，需持单位介绍信，按其发放范围，由主管秘书长批准。

（五）办公厅机关各处室查阅文件，按其主管业务范围由档案科提供。

四、案卷的查阅

（一）对于案卷的查阅应从严控制，一般副本和资料能满足的就不动用案卷。

（二）查阅案卷一般只限于本机关领导和参与起草文件的有关人员；外单位确需查阅的，须持地级单位介绍信，注明查阅目的、范围、内容、方法，由党、团员二人，在档案室共同查阅，不得带出档案室。

（三）爱护档案材料，查阅案卷时，不得污损、涂改、圈点、拆卷、抽页，不准摘抄或向外泄露查阅范围以外的内容。

五、会议文件的查阅

（一）查阅中央、国务院召开有关会议文件、材料，需持地、市级单位介绍信，绝密的经主管秘书长批准，机密的经主管处长批准。厅机关工作人员按主管业务范围提供。

（二）查阅省人民政府召开的大型会议文件，须持单位介绍信。

（三）查阅小范围会议（包括省政府常务会议）文件，持单位介绍信，绝密的需经主管秘书长批准。

（四）省政府党组文件只限有关领导和厅机关有关工作人员查阅，党组会议纪录，一般不予查阅，非查不可的，提出目的、范围、内容，可在档案室查阅。

六、资料的查阅

（一）查一般内部的、秘密的资料，持单位介绍信到档案科查阅。

（二）查党内的、密级较高的史料，持厅局级单位介绍信，必须由党员二人共同查阅。

（三）查省军级的资料，持厅局级单位介绍信，由党员二人，并经主管秘书长批准。

（四）查阅省政府党组会议纪录时，须经省政府党组书记或副书记批准。

七、关于文件、资料的借阅

（一）省军级和绝密文件、资料一般不外借，只限在档案内阅读。确因工作需要非借不可的，经主管秘书长批准，时限不超过五天。

（二）一般县、团级文件、资料，凡符合查阅手续的，可借出，时限不得超过七天。

（三）借阅的文件、资料都得履行作出登记手续，按时退还。

（四）如摘抄可以解决问题的，尽量减少外借，以减少文件资料的磨损。