组织记忆的“新陈代谢”

在竞争激烈的知识经济时代，企业只有比其竞争对手更好更快地适应复杂的环境，才能够生存发展。但是什么才是提升组织适应力的根本要素呢？正如“现代管理学之父”彼得·德鲁克(Peter F. Drucker)所说：“目前真正属于控制性的资源和决定性的生产因素既不是资本，也不是土地和劳动力，而是知识。”管理学提出，知识在组织中经过实践与积累，沉淀成了组织记忆(Organizational Memory)，即组织记忆的本质就是知识。有效地管理和利用组织记忆，对提升组织适应力有重要作用。

具体究竟如何定义组织记忆？研究者们从不同的研究角度给出了不同答案。有人认为“组织所拥有的知识资产的总和可以被看作为组织记忆”，有人下的定义是“由组织历史存储的用于影响目前决策的信息”，有人认为“组织记忆是组织将过去的知识运用于当前活动，从而导致组织效率变化的一种方式”，还有人将组织记忆定义为组织存储的知识、信息，以及组织成员获得存储和提取知识的一种过程。本文倾向于认为组织记忆是借用人类记忆的概念来描述组织中对技术、运作方式、程序化、内容以及文化等内容的代代传递，它储存了以员工和组织为载体的知识、经验、习惯、规则等。

与此同时，组织记忆还是一个捕获知识、存储记忆、复制传递、提取利用的动态过程，是组织正常运转的必要保障。“组织常规、传播过程、企业信息样式，或行政管理程序”，所有这一切创造了组织记忆和内在特质，但当其不能适应组织进化要求时，它则变成了阻碍组织变革的绊脚石。

组织在成长发展过程中，其在实践中积累的经验知识不断地沉淀为组织记忆，以致组织记忆的库容量不断增大。这样就增加了管理、检索和提取组织记忆的困难。这种困难不但增加了组织的成本，同时也大大降低了组织的适应力。因此，组织记忆在捕获知识这一阶段，要强调新陈代谢，并根据组织自身的实际情况，人为、主动地加速这一进程。

组织记忆的“新陈”主要是指组织积极地从多种渠道捕获和吸收内外部的新知识，如引入新员工、并购新企业、与其他企业建立战略合作联盟以及购买新技术等方式，并且将这些新的组织记忆与组织原有的记忆相结合，利用管理者、专家或者员工的智慧，使这些新的组织记忆得以利用，同时唤起和激发原有组织记忆的突变，产出对企业有价值的新组织记忆，以使组织有更好的适应能力。但是在“信息爆炸”的知识经济时代，组织面临的新知识有无穷多，组织在捕获和吸收新知识时并非是盲目的，因为组织记忆是具有选择性的和主观的。组织在捕获和吸收新知识时，要经过管理者、专家的谨慎思考，选择性地捕获对组织有积极作用的知识，因为“有助于决策和解决问题的信息随着时间的变迁，才会成为组织记忆的核心”。因此在捕获知识的初始阶段，有必要进行知识过滤，即根据组织的战略目标与知识管理目标的一致性，以及能否提升组织适应力、能否为组织创造价值为标准，来衡量知识的有益性。如果出现不适合组织发展的知识，就果断地采取摒弃策略。组织获取的新知识需要经过沉淀，才能进入组织记忆系统，进而成为提升组织适应力的有效知识。所以在新知识嵌入组织记忆系统时，要进行第二轮选择，辨别出有益与有害的知识，并及时将有害的知识摒弃，以免被组织记忆系统损伤了适应力。

组织记忆的“代谢”是指组织要刻意地忘记、清除无用或冗杂的组织记忆。组织要学会遗忘，即对存在于组织中的知识，在一定条件下不能再认识和回忆，或者在再认识和回忆的过程中发生错误的行为。组织遗忘分为有意遗忘和无意遗忘。相对组织记忆的“新陈”而言，管理好组织遗忘意味着防止无意遗忘对组织有用的组织记忆，例如组织的核心技术、操作流程，甚至是组织文化。无意遗忘这些有用的记忆会导致组织花大量的时间成本去重新学习与积累，并阻碍组织适应力的提升。同时，组织要有意识地放弃一些不利于组织发展的记忆。现代企业所处的环境瞬息万变，过多地依赖于从以往的经验中获取知识，会使组织陷入“能力陷阱”。过时的成功经验有可能削弱组织的适应力，因此组织应对以往成功经验、失败教训等进行有意识、有选择的遗忘。

随着环境的变化以及组织的成长，原有组织记忆的有效性大大降低。此时，如果未能及时地对组织记忆库补充新知识，组织中沉淀下来的无用知识会越来越多，有效的可调动的组织记忆会越来越少。因此组织要及时地更新记忆库，同时清除陈旧无用的记忆，使组织记忆库精简有效。只有精简有效的组织记忆，才有助于组织适应力的提升。同时，保持组织记忆的开放度、动态更新，可以塑造企业发展的路径与能力，促进组织适应力的提升和稳定。组织记忆的自我动态演化机能，能推动组织适应力的健康提升。

（作者单位：上海东华大学旭日工商管理学院、兰州大学管理学院）