档案——与你相伴

档案——与你相伴

6月9日是“国际档案日”,今年“国际档案日”的中国主题是“档案——与你相伴”。省档案局组织各级档案部门开展了丰富多彩的宣传活动。组织档案馆开放日活动。其中南昌市档案馆特藏库首次向社会大众开放,特藏库收藏了从20余万卷馆藏档案中甄选出来、具有特藏条件的档案,以直观手法,全面系统概括了该馆藏品的多样性、系统性和珍贵性。举办了“档案——与你相伴”宣传图片展,以群众喜闻乐见的漫画形式,展示了《档案管理违法违纪行为处分规定》的主要内容。在南昌红谷春天和世纪中央城社区,省档案馆工作人员通过现场咨询方式,为居民解答婚姻、房产、地籍、工龄、工资等与生活息息相关的档案问题,并发放《中国的世界记忆遗产》等宣传资料和国际档案日宣传环保袋。(6月10日新华网)

档案是在各项工作中形成的,具有保存价值的各种形式和载体的历史记录,是领导抉择的依据,是对工作考察的凭据,也是科学研究和基础设施和设备建设的可靠资料,因此做好档案管理工作,对管好用好档案,充分利用资源起着重要作用。档案可以说是你开始从事社会活动开始至今的记录,它的重要性就是:你在我国从事党政机关或者从属的单位工作时,用人单位会通过档案来验明你的身份,看到你过往的表现,从而给你评价和界定(当然并不一定非常的客观正确),对于在党政机关或者党政从属企业从业的人来说这个非常重要,举个例子:如果你工作了两年,你的档案上有一笔“工作及其认真负责,当重用”那么你的前途就不可限量了,相反则一片黯淡。

在当今信息知识爆炸的时代,用传统的管理方式显然难以适应对如此巨量档案资料的管理,因此档案信息化建设是新时期档案部门的一项重要工作,是档案工作向现代化推进的必经之路,各单位档案部门要积极争取上级有关领导的支持,推进档案信息化建设。企事业单位也应逐步实现采用计算机进行辅助整理档案。

1、加强对现有档案管理软件的培训工作是当务之急

目前,基层政府许多档案员是新进政府的大学生担任,对档案业务知识不熟悉,不能正确、熟练应用易用电子文件档案管理软件。档案员在录入信息过程中,难免会出现操作失误,一旦信息保存入库,即使发现了错误,也不知道从哪里入手进行修改,致使空件号和多个盒子用一个盒号现象时有发生。一旦出现上述错误,汇总上报了之后,很难再进行修改完善。也还有部分档案员查询功能不会使用,只能去手动翻看目录找寻所需档案,费力费时。建议上级档案部门每年组织一次对基层档案员进行业务培训和正确使用管理软件的培训,使所有档案员熟悉自己的业务。

2、逐步实现档案管理的无纸化是大势所趋

无纸化档案不仅节约资源,而且查阅方便快捷。无纸化存储信息是未来发展的趋势。建议除了人事工资,工程建筑,会计账目及其他有历史研究价值的档案外,其余工作开展情况的档案均不保留纸质档案,而是只保留电子文档或电子扫描图片或相机图片。目前,历年产生的永久和长期(30年)档案越来越多,众多档案室,档案馆越来越感觉压力加大。难以应付历年产生的大量档案资料。还有许多档案管理员觉得没有权利销毁前人的劳动成果,虽然档案超过保管期限很久却没有进行销毁,也是造成库房爆满的原因。目前,易用电子文件管理软件已经具备电子文档导入功能,只是因为上级档案管理部门考虑基层档案员工作量大,没有硬性要求进行文档导入或扫描图片导入工作。况且绝大部分档案室也没有配备有扫描仪和照相机。

3、改善档案管理基础设施和工作条件是提高管理水平的基本需要

为了促进档案工作现代化的进程,为档案的规范化、标准化管理奠定坚实基础,建议档案馆(室)除了需配备档案柜、专用电脑、打印机外,还应当配备移动硬盘、扫描仪和照相机。电脑还需联通互联网。通过改善档案基础设施,添置现代化管理设备,档案工作水平方能较大提高,方能促进档案工作的稳步推进。

4、加强档案队伍建设是关键

要推进档案信息化建设,关键在人,新形式下档案事业需要一支高素质的队伍,要努力提高队伍的整体素质,要以党的群众路线教育和“三严三实”要求为契机,加强档案干部的政治思想学习,进一步确立坚持岗位责任制和目标管理,加强档案队伍的作风建设,不断提高服务质量和服务水平。要坚持档案人员继续教育制度,结合各级档案人员实际,举办各种类型不同的培训班,努力提高档案人员的业务水平。

5、电子政务环境下公文办理与档案工作一体化新技术是未来档案梦

加强电子文件归档和电子档案的规范化管理,逐步实现公文办理和档案管理的规范化与一体化。利用电子政务平台,积极开展已公开现行文件和档案信息网上查询服务,稳步推进馆藏档案的数字化,全面提高档案利用的效率和质量,最大限度满足档案利用需求。同时,依托电子政务平台建立电子文件中心,实现电子文件和电子档案的网上接收。

6、加强对电子档案的安全管理是档案之盾

要加强对档案信息的安全管理。建立专人负责制度,实行档案信息传输安全管理制度。档案信息网站上传的信息,严格执行上网信息审核制度,防止档案信息失密情况的发生。

加强对档案信息资源库的管理。设置分级管理权限,杜绝非法操作情况的发生,确保档案信息资源库的绝对安全。

档案信息资源库要定期在硬盘上备份。同时脱机备份保存数据库信息,保证计算机系统发生灾难性故障时档案数据库信息的恢复。

档案信息资源库与开放档案信息数据库、局域网、档案网站等实行严格的物理隔离措施,防止黑客入侵。开放档案信息数据库与控制档案信息数据库,原则上应分建库。

档案网站与互联网联接时,应采取防火墙技术措施进行保护,防止病毒感染。

7、构建档案业信息化服务体系是档案资源价值体现的必要手段

档案是一种特殊的社会资源,来源于社会实践,最终又服务于社会实践。目前,很多档案部门在创新服务方式方面做了有益的尝试。但是这些在总体上不能掩盖社会服务水平仍然比较低的现实。档案社会化服务显现出的基本是各自为阵、无序经营的局面。档案服务业呼唤建立一个总体明确、分步实施、积极稳妥、循序渐进、持续发展的档案专业社会化服务战略规划,进而在战略框架下有组织、有领导、有计划、有步骤地做好各项具体工作,最终促成服务社会目标的实现。

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责任编辑:李丹华校对:刘佳星最后修改:
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