王群：如何写好公务文书（4）

下面我们讲函的写作。我们先看函的格式。函的红头或者叫文件标识、公文标识。一看到红头，中共中央文件，不得了，一看它是一个标识，叫公文标识。公文标识这个部分和上行文一样，不加“文件”，不是北京市人民政府文件，不加“文件”两个字。文号可以放在中间，也可以放在一侧，如果放在一侧要加签发人。但是函的写作，求批函要加签发人，其他的函不需要加签发人。

求批函和审批函，因为它相当于请示和批复，它要加签发人，一般的函件不需要加签发人。也就是我们这个函的写作格式它是用于求批和审批用的格式。

怎么写呢？它是用信签的格式，不是公文格式。什么叫信签格式？我们单位都有自己制作的公文信签，跟信纸一样，上面有一个红线，单红线或双红线都可以，反正上面有一条红线，上面写上你的单位全称，这个不能用简称，一定要用全称，然后把公文的字号，发文字号，把发文字号放在红线下方的右下角，下面再写标题，主送机关。

商洽和询问函不具有强制作用，它就是商洽工作，跟你商量工作，或者询问问题。我刚才说了，它不具有强制性，你可以答复，也可以不答复，你可以合作，也可以不合作。所以它的级别要低一点，所以它的红头也比较简单，用信签的格式。这是2012年新规定的。

下面我们就讲它的写作。先讲完全式的标题。完全式标题也是三项式，跟请示一样，发文机关名称+事由+文种。文种这个大家要注意，如果是去函，就用函就可以了，如果是回函，则用复函。这是有点区别的。比如说北京行政学院关于解决住宅生活区配建改造工程资金的函，这是去函，只是一个“函”字，一看就是去函，这是主动发函。这是北京行政学院给市计委，现在叫发改委了，是给市发改委写的一个函，是求批函，要求批准资金的。再看下面，国务院办公厅关于河南郑州经济技术开发区的复函，带一个“复”字，那就是回函，答复函，或者叫审批函。这是三项式标题的写法。大家注意文种有点区别。

第二种标题叫不完全式。不完全式主要用于什么？用于商洽函、询问函，可以用不完全式的。求批函和审批函最好用三项式，从格式上来说，它也要红头，比较规范一点。所以求批函和审批函要用三项式，一般的我跟你商量工作，询问问题，可以用两项式。关于调查电教教材编制情况的函，这是市教委给各个搞电教的学校发的一个函，它搞一个调查，调查情况，实际上是一个询问函。它就用两项式。大家明白了什么时候用两项式，什么时候用三项式，带求批的、审批的这种函用三项式，答复问题、商恰问题的、询问问题的都用两项式就可以了。

还有一个四项式的，四项式实际上讲不讲都可以，它就是多了一个，在标题中，比如说国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的函。当然它不加这个也可以，就是关于国务院办公厅关于悬挂国徽的问题的复函。有时候它为了更明确，它加了一个给谁谁的复函，它把主送机关的名称也给加进去了，这是比较特殊的例子。大家不知道也可以。

第二，讲讲主送机关。函的主送机关大多数是一个，函是一对一的文件。一个单位向另一个单位的发文。它是一对一的，所以它多为一个。告知函和邀请函可以有多个主送机关，有的时候邀请一些单位来我们单位参加活动，当然这些函往往是用媒体来发布的，而主送机关是泛指，没有明确。比如说某些企业，邀请某些范围的企业到我这个单位来参加订货会议，邀请函，但是一般都在媒体上发布。一般我们公文内部的函件多为一个，主送机关多为一个。主送机关就是主要送达的机关，你的文件发给谁那就叫主送机关。

第三，讲讲落款。函必须有落款，就是发文机关名称、成文日期，而且要加盖印章。刚才讲请示需不需要加盖印章？它有两种，党委部门现在不加盖印章。而且这次《条例》规定有红头的上行文可以不加。你加也可以，不加也可以。但是现在实际上政府部门，凡是政府部门的都加盖，就是带国徽的那个印章。现在还都是加盖的。而党委部门都不加盖。党委部门只有一个红头，后面没有印章。所以我们对于请示件，可以加盖，也可以不加盖，都可以，加盖不加盖都可以，因为这次《条例》说可以不加，也可以加，两可。

函必须要加盖，不管你是党委单位，还是行政单位，都要加盖印章。只有加盖印章才能证明你这函有效，因为都是不相隶属单位。比如说你给西城区委一个函件，你跟它没有什么关系，它也不知道你这个单位，如果你不加盖印章，人家不认为你这个文件有效。所以加盖公章，证明你的文件有效。这是讲格式。

致函的写作，就是主动发函的写作。先讲讲商洽、询问、告知函的正文怎么写，它也是三个部分。首先写明发函的原由，为什么要写这个函件，原因是什么、目的是什么，然后再写致函的事项是什么，最后是结束语。什么叫发函原由？就是你要交代给对方这个函件它的事由、目的，为什么致函，所以一般函件一开始是“为了什么什么”或者“根据什么什么”，它先说明理由。比如说国务院关于羊毛产销和质量问题的函，这是一个告知函，它给很多单位，告知函可有多个发文单位。“为进一步发展我国的羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院通知的指示，现就有关问题通知如下。”它这里又有目的，又有根据。目的是什么？为了发展，为了搞活，为了提高质量。根据是什么？根据国务通知的指示。这就是交代你的目的、根据。这是发函原由部分。

刚才是一个告知函，下面是一个商洽函。这是延庆县委给密云县委办公室的一个函，商洽工作的，要去密云县学习旅游工作经验，它给发了这么一个函件。它说“为了进一步推动我区旅游事业的发展，我区有关领导和部门拟于近期到贵县参观，学习贵县开拓旅游工作新局面的思路和举措。”它头一句话讲的就是发函的目的，我为什么发这个函？这个就是发函原由的写法，写得很简练，不多。所以函的写作开门见山，先写明原由，为什么发函。

第二部分，要写明致函事项，这是非常重要的。要说明商洽什么工作，询问的是什么问题，告知的是什么事项，要把这几项写得非常清楚。我们继续看上面一个商洽函的内容，延庆县委给密云县委发的函件。它的第二部是这样写的：“一、学习参观内容。下面又分1、贵县旅游工作的发展思路、规划及采取的措施办法。2、贵县旅游设施建设、民俗旅游村的建设。二、学习参观时间拟定于2011年7月19日上午半天时间。三、学习参观人员名单附后。”它写得很清楚。为什么要写这么清楚？好让对方能够答复你。比如说参观时间我定在7月19日上午半天，密云县能不能接待你这半天？这半天它有没有时间接待你？所以你写清楚了好让对方来答复。你要写不清楚，对方还得问你什么时候来，几点来，还得问清楚了。学习参观内容写的也很清楚。说了这些内容以后，它就知道要派谁来接待你，要给你解说，是要旅游局长来就行了？还是要县长、副县长来？当然包括参观人员，如果参观人员里有延庆县的副县长，那你肯定要有一个密云县的副县长出面，要对等的。所以致函事项要写得具体、明确，好让对方来答复你。

最后结束用语，商洽、询问函一般用盼复、望函复，这是商洽函、询问函。告知函用特此函告、特此函达。这是一种函的写法。

求批函。刚才讲了，请求有关主管部门来批准你，它跟请示的写法一样，求批理由+求批事项+结束语，跟请示完全一样，只是口气不太一样。还有它的结束用语不太一样，请示要求“妥否，请批示”、“请批复”，但是求批函它就不能用请示的结尾，它用“特此函请，望予批准”，一看就是求批函，而不是请示，它的结尾用语不一样，不能用请示的结束语。

 复函正文的写作。复函就是答复函。对方请求你批准，你给人家答复。它有三项，一个是复函的因由。第二，答复事项。第三，结束语。复函因由部分，主要是引述对方的来函，就是我答复是你的哪个函件，要引述对方的来函，然后用“经研究，答复如下”这一类的话来过渡下文。我们看一个中华人民共和国交通部和财政部给一个市交通局的一个复函。“你局关于车辆过户如何认定应交费之日和购车之日的请示收悉，现解释如下。”这种答复函开头写的很明确，一开头就要引述对方来文，这是死规定。第一句话就要引述对方来文，让对方知道你答复的是哪个文件。

答复事项怎么写？针对对方询问的或者是商请的问题，分条列项地给予明确答复。交通部和财政部这个答复函，对方询问两个问题，一个是应交费之日怎么理解，购车之日怎么理解。它分成两块，关于应交费之日要这样这样理解，关于购车之日要这样这样理解，答的很清楚，分条列项把它写清楚。对方有些问题你没法答复，你要写出来，关于什么什么问题无可奉告，或者用非常客气的话，现在还不能答复你，或者根据领导的指示，这个问题暂不回复。反正对方问你的都要有问有答，不能回避。即便回避也要写明确了，写清楚了，知道哪个问题对方不能回答你。