王群：如何写好公务文书（5）

结束用语也是规范化的，特此函复、特此回复等等，当然也可以不写。但是一般写上就表明你这个文件完了。什么叫结束用语呢？这叫收束语，就是全文收束了，我写完了。人家一看这个“特此函复”或者“特此回复”，表示你的话完了，下面没有文了，所以一般写上比较好。这个复函也是，国务院办公厅关于河南郑州技术开发区的一个复函，它用一、二、三、四，对对方的审批函写的很清楚，这是审批函的写法，审批函跟批复的写法很相近，大家可以参考批复的写法。最后特此函复，先引述来文，第二一一答复。最后收束语，结束。很清楚三大项。

函的写作事项。一个是请求批准事项，不相隶属机关之间请求批准事项不能用请示，要用函，这个刚才讲了。例子我就不举了。第二，告知事项不用通知，要用告知函。第三，答复求批事项不用批复，要用函。这是要正确使用文种。大家知道，凡是不相隶属机关之间一定要用函，只有一个函，只要你是不相隶属机关之间，只能用函，任何其他文件都不能用，专用文种。

第二，行文简明，用语平和。因为这是不相隶属，你跟人家没有隶属关系，或者你跟人家是平级机关。所以你用语要用平等的态度、平等的口气。

我们看这个例子，这个刚才讲过了，延庆县的这个，它写的很好，为什么好？它行文很简明。怎么简明？你要分条列项，不能一篇到底也不分段。你看它写学习内容是什么，学习时间是什么，学习人员是什么。三项，一看很清楚，如果你把它放在一起写，我如果把它改一改，学习参观具体事项如下，这就把它放在一起了，虽然字没减少，也没有增加，但是让人看起来就不太清楚。如果你用分条列项来写，让人一看眉目很清楚。这是行文简明很重要的方面。我们有时候看你们简报写的缺少提炼，有时候一件事都写在一起了，不同的事都写在一大段里面了，让人看起来眉目不清楚。

再一个是口气要平等，比如说某某商业储运公司给某某汽车贸易中心写的一个函。它要求对方赔偿它的损失。为什么？因为它购买了15台车，后来经过检验，这批存在严重质量问题，与原来订的标准不符合，所以它要求对方赔偿损失。虽然它很有道理，很有理由，但是用词非常平和，“为此特向贵单位请求，”最后“希望贵单位信守承诺，按照国家规定，与我公司共同协调解决上述产品质量问题。”虽然它很有理由，你卖我的车都不符合标准，跟原来合同都不一样，很有理由，但是它的函写的很客气，为什么？因为它不是互相隶属单位，也不是上下级机关，所以它必须用平等的口气。

我们看这一篇函，一个服装厂给一个进出口公司，虽然这两个也是不相隶属单位，但是你看它写的口气就不太好。中间这个，“持续下去必将造成我厂生产恶性循环，出现更加严重后果。”为什么？因为它要求对方给它签订的合同是全年30万套的购销合同。但是时间过半，到了8月份了，仅完成了11万套售货任务，导致他们厂的产品积压，所以它给了一个函，但是它说得比较严重。“为了改变这一不良局面，我们要求贵公司不可出尔反尔”，像这个词有点指责对方了。你让对方完成30万套，人家出口公司有时候可能年底才是大宗的出口，上半年出口渠道还没有打通，它不一定全年完不成，也可能人家后19万套下半年后几个月能够完成，你不能用这种过分的词句。“真正投入力量尽快打开对外销路，按照要求一丝不苟的履行购销合同。如若不然，由此造成的一些经济损失必须按照合同规定由贵公司承担赔偿责任。” 这个词都是要求性的，强制性的，甚至上级对下级命令性的，没有商量协调的口气。所以这样写不好，也使对方很反感。本来它可能还想跟你合作，可能人家就会有别的想法了。

这就是口气写的不好。大家注意这个函，用语一定要平和。你跟人家单位不是隶属的，是平级的或者是不相隶属的，不是一个系统的，没有必要给人家发号施令。最后复函要注重时效，人家给你的来函往往都是有急迫的，人家要跟你询问问题，人家急切等你的答复，或者求批函，人家需要你来批准，或者是跟你合作什么事项、工作，都有一定的急迫性。所以你复函，虽然现在对于复函没有时间要求，不像批复要求10个工作日给答复，但是复函也要注重时效性，不能给人家一拖几个月都不答，这样也不好。函的写作就讲到这里。

三、简报信息的写作技巧

下面我们讲简报信息的写作。简报信息是我们常用的一个文种。我们工作情况完成的如何，要使上级知道，我们通过领导汇报，这是一个方面，简报信息这是最主要的渠道。我们的工作让周边的兄弟单位知道，也是要通过简报和信息。所以简报信息在我们机关中用的非常广泛。

简报是什么意思呢？按照国务院的说法，它说工作简报，各办、外交、计委、建委、体委、民委、侨委每两周向总理写一次工作简报，明白扼要地报告掌管范围内的重大问题的处理、工作中的重要情况和经验。一个是工作动态，一个是工作经验。这是简报的来由，从1955年开始出现了简报。简报什么意思？就是简要汇报。明白扼要的报告，就是简要地汇报你的工作。所以这就是简报。

简报是为谁服务的呢？为领导服务的，不是为你单位服务的。为领导服务就要考虑领导的需求，领导想知道什么情况。现在我们讲简报要报什么内容？领导想知道而不知道的，领导不知道的而需要他知道的。这个说的很清楚了，领导很想知道，但是他不知道。你们马上就要两节到了，公园安保工作做的怎么样？你的保障措施是不是都落实了？这个是领导想知道的。你们服务中心要把这个情况及时报上去。这是一个。

还有一个，领导不知道，但是他需要知道。我们基层有些问题或者我们基层有些好经验、好做法，领导他不知道，但是需要他知道，为什么？你报给领导，领导了解情况，一个是知道你们有好做法要推广，知道你们存在的困难他好来帮助、指导。这个都是写作首先要考虑的，需要什么就报什么。

所以简报的写作第一要求对路，不能你自己想写什么就写什么。我们看我们写的一些简报，什么景观布置，什么双节安保的，什么节假日安全检查督察工作的，这方面的比较多。从选题来说，都是领导需要知道的，但是从内容来说，那就不是了。有些都是领导已经知道的，已经清楚了，有些甚至领导参与的活动，你再报给领导，没有多大用处，你要找那些领导想知道而不知道的，所以你要有简报意识或者信息意识，才能知道你写什么，写哪些内容。

很多现在的简报都是领导知道的，你又返给领导了，本来领导布置的工作或者领导亲自参加开这个会的，你又返给领导了，那没有多大的意思。

简报没有法定公文的法定权威性和行政约束力，不能用来发号施令或者部署工作。简报它就是一个让领导知道的这样一个公文，给领导参考。我们说简报和信息是领导决策和指导工作的依据，领导通过简报和信息来了解基层的情况，了解民意，倾听群众的呼声。所以你们对群众的呼声，这块应该是领导非常想听的，你们应该在简报中多反映，比如说游客有哪些要求，对你们公园设施或者对公园服务提了哪些好的建议，建议、呼声要多反映，这是领导想知道的，好改进工作。领导的工作是什么？领导的工作就是发现问题和解决问题，推动工作，如果不发现问题就不能够解决问题，也就不能推动工作。所以领导职责首先是发现问题，发现了问题他才能去解决问题。解决了问题才能把工作推动了，工作才能更上一层楼。

但是简报没有法定公文的权威性和行政约束力，不能用来发号施令或部署工作，这是一点。它不是红头文件，中央和国务院规定的15个文种里面没有它，它不是法定文种，它叫做事务性文书。但是在我们党政机关工作中，在我们事业单位工作中经常使用的日常的一个文书。

第三，简报是单位编发的内部刊物，有一定的发放范围，具有一定的保密性质。我们讲简报它不是通讯报道，不能给媒体。你要给媒体，那简报就不是真正意义上的简报。当然有一些可以在官网上发布，但是一般来说简报是给领导看的，是为领导服务的，是领导的参谋和助手，是领导的耳目。所以它有一定的发放范围，具有一定的保密性质。保密就是不能公开，不能向媒体公开的。当然我们研究简报比较杂了，它有不同版面的，它可以有公开的，也叫简报，但是那个不是真正意义的，不是我们今天讲的工作简报，它一种通讯性简报，或者叫快报，跟通讯报道又是相近的。

简报分为这样五种：工作简报、情况简报、会议简报、典型简报和信息专报这样五种。工作简报就是我们日常工作中状态和动态，这是我们用的最多的。我们平常编发最多的是工作简报，反映工作动态的这样一个简报。

 情况简报就是本单位出现的某些重大事件或某些苗头性的、倾向性的事件，发生重要情况，比如说广西省6000多名群众被洪水围困，给中央发的信息，给中央发的简报，后来这个事让朱镕基给做了批示，这种简报也是内部性的。

会议简报就是在会议召开期间发的一些会议简报，它是向有关领导和与会人员来通报大家讨论的情况。这一般是大型会议，一般小型会议没有这个。一般是大型会议，像人代会、党代会这种会议。