社会发展进步与行政效能建设（4）

如何提高行政效能

行政机关效能建设的内容有这么几个方面。第一，政府职能的确定。如机构职能“三定”（ 定职能、定机构、定编制）等要有严肃性，不能随意变更突破。第二，机构运行方式，如何决策，有哪些工作制度。像每届国务院的第一个文件基本上就是总理办公会研究讨论的国务院工作规则。还有公文质量问题，公文质量不是没有错字就行了，而是制定的法规要能够站得住的。现在是经常一个法规出台了，执行两天就执行不下去，那就算了，又出台一个。要不就是发一个文，再发一个补充通知，打个补丁。这些就是老百姓厌恶的朝令夕改。第三，政府人员的管理应规范严格，包括进、管、出等多个环节。第四，反应效率、办事时限、应急处理，反应能力等。

怎么样提高行政效能？主要有四件事。

第一，优化组织。往往我们觉得力不从心，这通常与组织的设计不科学有关。如果组织设计有问题，那真是英雄无用武之地、干着急。优化组织就是强调政府管理系统的功能和结构。

优化组织包括有以下几个方面：

一是组织的功能设计要合理。设置这个部门要解决什么问题，这需要经过充分的论证，有一些政府组织没有什么用，甚至有一些是因人设置、因人设岗。没有确定职能的部门，人也就废了，没有需求就没有努力，在一个虚岗上没事干，怎么努力？一个组织也是这样，不要虚设组织部门、虚设岗位。人首先要有需求，有需求了他才会去做；其次是会产生成效，没有成效的努力也不会继续；最后，社会环境要有回报。需求、成效、回报，这使努力不断发生。所以得先把这三件事做好。

二是组织效能的发挥。关于我们国家行政体制的设计、行政区划的设计，现在的讨论很多。有人说，我们幅员辽阔，31个省区太少了，美国还有51个州呢，我们设80个省也是可以的，现在的一个省隔成三四个省，小一点好管。当然这是个非常严肃的大事，它有个历史沿革问题，要十分慎重。但建议机构再扁平一点这个呼声应该重视，现在我国是省市县乡四级，不少人主张省下边直接对县，那么县下边就是派出机构，日本就是这样。乡镇自治，像农村一样。

三是组织技术构成，主要是人员的比例结构。比如，一个组织中接受过高等教育的人占多少，具有专业知识的人占多少，这就是技术构成。那么岗位的构成就更具体了，现在岗位构成非常粗，这是人力资源、人事制度改革中要逐步解决的问题。发达国家企业的岗位设计是非常精细的，做什么事，包括时间分配都计算好，把培训时间都给留了出来。我们现在缺乏这种完整的设计。事业单位人事制度改革我们关注的一点就是岗位的重组、岗位的设计，要走岗位管理、岗位薪酬的道路。

再有就是层级的构成。层级太少了会动力不足，层级太多了会反应迟钝。

第二，优化流程。流程直接影响行政效能。规则和流程是工作制度层面的。国外搞了一些流程再造的研究，把原来的全部推翻，做颠覆性的重组，重组以后产生新的工作流程，往往可以大幅度提高工作效率。

第三，优化人员。什么都很好，但人跟不上也不行。所以，优化人员可以说是机关效能建设最基本的动力源泉。优化人员，要建立一个能够符合人性特征的人事管理制度，这和我们传统的人事管理有很大的不同。现代人力资源管理与过去的人事管理最大的不同就是，针对人性的特征、针对人的自然存在的生理、心理的反映去设人事制度，这可能是最有效的。

我们在人员的培养和发展过程中，要注意以下几个问题。

其一，要有基本的生活和生存的保障。

其二，要有高度一致的发展目标，组织的目标与个人的目标并不排斥，这种情况下的这种设计和发展是最好的。过去总是说：革命战士是块砖，哪里需要哪里搬。我们现在需要更加主观能动的公务员。

其三，可以预期的发展道路。什么叫可以预期的发展道路？就是没有过错，就能够成长。我们现有的一些制度和这一点有些冲突。有的人有工作经验，也没有过错，干了很多年了，到了50岁，突然让他考英语，这就有一点不太现实。有的老同志兢兢业业的一辈子，岁数都小50岁了，让他参加竞争上岗，他就很难和年轻人那样去竞争。所以，在制度设计中，就要考虑到这些问题。像在日本，官方许愿，只要你没有过错，到年龄就提拔。我们现在的竞争上岗必须要保留，但同时也要考虑到现实状况，让每一个人，特别是在组织中服务年限达到一定年头的人能够看到他的预期的可见的发展道路，这是激发员工积极性很重要的一个方面。

其四，承诺、诚信的管理程序。比如说竞争上岗要公布分数，分数到了，却又不用人家，这就说不过去。要不就是设计的制度有问题，要不就是处理不公正。组织要讲诚信，员工才能有诚信，如果组织一次不诚信，那么所有的员工就可能永远都不诚信。

其五，良好的职业感受。良好的职业感受并不一定就是给钱多，是认为在这个集体环境里觉得温馨、舒心，感到是被需要的。

其六，即时激励的反馈机制。一年搞一次考核，这恐怕不够，要结合日常的工作，有一种即时反馈的激励。每一天都有高兴的事，每一天都有幸福激励，那么员工的积极性就非常高涨。比如，一个做领导的人能够经常给部下一点微笑，给部下一点肯定，会使部下的积极性高涨。这要比发奖金、发证书起的作用可能还要大，这就叫做即时的激励和反馈。

其七，恩威并济的奖惩。

其八，不知不觉的制度变革。最好的改革是老百姓不受猛烈刺激的情况下进行的。我不太赞成要改革了就开一个动员大会，敲锣打鼓、轰轰烈烈造一把势，最后弄的鼻涕眼泪一大把。改革实际上改的不是人，而是制度。比较聪明的做法不是开大会，而是一个一个解决、一个一个谈话，所谓悄悄的革命。我们和德国有一个人力资源管理的交流，当时的发言人是东德时期煤炭企业的老总，后来东西德合并后，他要重新安排工作，煤炭企业一直亏损，经过专家论证以后，可以继续运行，但必须要裁员，9万人必须裁掉6万人。裁掉的人去哪里？他请了当时西德的一个很有名的管理资源公司做分流方案，光小公司就搞了200多家，把人分流出去。分流计划是用3年的时间走掉4万人，全部走完6万人用整整10年。当然越到后来，人越少，压力就越小。头3年走掉4万人，这4万人也不是一下子成立200多家公司，都是悄悄的，成熟一个搞一个，给予减免税收等优惠政策，给予一些技术支持。整个过程中，有没有生活水平下降，肯定是有的，有没有不满意的，当然也是有的，可能也不在少数，但没有上街游行的，没有闹事的，没有破坏生产设备。我们一个企业8万职工，一个决定，咔碴一刀，职工没有意见才怪。很多事物的变革得缓慢进行，它就会是稳定的。变革是制度的改革，不要把这个压力都施加到每一个员工身上去，搞的人心惶惶，最后你也迈不动步。