强化基层审计机关档案管理的思考

强化基层审计机关档案管理的思考

核心提示:目前,审计工作的开展已经离不开计算机这一“得力助手”了,很多审计数据、资料均以数字化的形式打包上传至网络。因此,要尽快建立科学的电子档案管理系统,对电子档案的分类、保存、统计、编目、查阅等提供最便利的支撑。

随着审计工作的不断发展,审计项目数量增加,审计覆盖面日益扩大,新型审计项目正不断涌现,随之而来的审计档案管理工作正日趋复杂化。而目前基层审计机关审计档案归集、整理、存档、利用等工作仍有较大的提升空间,基础性档案管理工作需待进一步重视和加强。因此,笔者就当前基层审计机关档案管理工作作出一些思考,供大家探讨。

思考之一:用“两个统一”打牢审计档案管理工作基础。

审计档案管理水平的提升,关键在于审计人员管理意识的提高,审计档案管理工作不仅是审计机关内部某个科室或个人的承担的工作任务,还需要将档案管理意识始终贯穿于每位审计人员的日常工作中去,以此来推动审计档案质量的提高。具体可从以下几个方面着手:

统一认识。目前,基层审计档案管理人员或多或少存在一些兼职多、专职少,执行多、研究少,保存多、利用少的问题,制约了基层档案管理工作的发展。为此,一是要通过加强对全体基层审计人员审计档案工作的培训力度,不断强化审计人员对审计档案管理的重视程度,树立明确的档案管理历史责任感,将当前新的审计档案管理理念和方法与每一位审计人员日常工作紧密结合,确保归档资料的完整性、有效性和联系性。二是要建立与当前审计档案工作相适应的管理制度,进一步强化人员责任意识,把审计档案工作落实到人,明确审计组长为项目档案编制的第一责任人,审计档案的规范性和完整性由审计组长负责,达到“谁审计,谁立卷,边收集整理,案结卷成”的目标。

统一标准。以2013年审计署、国家档案局颁布的《审计机关审计档案管理规定》为基础,通过开展审计项目档案评比活动,把好的做法固定下拉,好的经验推广出去,建立一套在一定区域内基本一致的档案质量评定标准,对于最终成册入库的档案资料,除由审计组专门负责收集资料、立卷归档的人员外,审计组成员之间、股室业务人员之间、复核和审理人员之间实行交叉复核,正向、逆向把关,做到程序清楚、要件齐全,确保档案质量。

思考之二:用“三个发挥”充分利用档案信息资源价值

审计档案不仅是审计项目资料的最终集合,也是审计人员审计经验、成果的一个积累,应在广泛搜集资料的基础上对审计档案加强分析、运用和借鉴。

发挥审计档案的 “智库”作用。审计机关在制定审计方案时,应特别注重对以往审计档案的取阅工作,一是避免在同类型审计项目中审计思路固定、僵化,降低审计效果。二是对审计档案中调查、取证、分析等方面的工作经验充分吸收,减少判断失误。三是为各类审计项目提供参考,提高审计调查效率,对行政复议、诉讼提供凭证,为纪检、监察部门案件查办提供线索和依据,为审计情况专报等重要意见建议提供可靠的信息来源。

发挥审计档案的“监督”作用。将审计档案归集整档的过程作为一道检验审计工作的关口,严格遵循《审计机关审计档案管理规定》以及本单位制定的审计档案管理细则,认真回顾和检查,通过“复盘”查找工作出现的错漏及时补救,完善管理,并通过相应的审计档案质量评定工作划分等级,予以奖惩,进一步提升审计人员工作素质和质量。

发挥审计档案的“矿藏”作用。伴随着审计档案长年积累下来的,还有审计人的汗水、智慧与奉献,无论从哪一角度来看,其中蕴含的价值都十分丰富,因此,应着眼于长远对其加以开发和综合利用,一是对档案进行梳理、归纳,找出带有普遍性、倾向性的问题,从体制机制层面发挥审计建设作用。二是从历史的角度,不断总结审计发展过程中的经验和教训,为审计工作的传承创造财富。三是在法律和政策允许的情况下,作为经济、社会等研究领域生动翔实的研究资料,从中提炼出更丰富、更有价值的研究成果。

思考之三:用数字化管理模式建立档案的便利性与安全性

目前,审计工作的开展已经离不开计算机这一“得力助手”了,很多审计数据、资料均以数字化的形式打包上传至网络。因此,要尽快建立科学的电子档案管理系统,对电子档案的分类、保存、统计、编目、查阅等提供最便利的支撑。加快对以往纸质档案文件数字化步伐,通过图像扫描、拍照等多种方式,将其转变为电子档案统一管理。同时,要高度重视审计档案数据的安全性,对已经存档的电子审计档案和审计中形成的各类电子资料和数据要通过云储存等现代化手段及时备份并加密,避免人为或自然灾害对审计档案造成损失,并通过身份、密码、权限等多种管理模式,保证电子档案地使用规范。最后,要建立与现代审计档案运用相适应的档案管理细则,进一步完善档案立卷、归档、保管、利用、销毁等各方程序和制度,建立完善的档案保密制度,考核办法,不断推进审计档案管理科学化、制度化、规范化、专业化。

责任编辑:杨雪校对:蔡畅最后修改:
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