如何把握公文写作的外部环境和内部环境 （3）

4．不要用过长的句子，特别是长定语、长状语，也就是我们所说的欧化句式。

5．不要孤立地罗列数字。要将数字放在一个价值比较系统里，这样才有意义。

6.少发议论：（××××对×××具有重要意义，当然重要，不重要的话，不用发文）

7.学会公文修辞。这里讲的修辞并不仅限于修辞格，而是指基于对文体语言特征充分掌握和高度尊重的前提下，对文章语言的恰当运用和修改润色。汉语修辞已经有3000多年的历史，渊源深厚，《周易》、《尚书》、《道德经》、《论语》、《战国策》、《史记》等著作中的修辞可谓比比皆是。天行健，君子以自强不息；地势坤，君子以厚德载物；《道德经》：飘风不终朝，骤雨不终日。《论语》：君子坦荡荡，小人常戚戚；君子和而不同，小人同而不和。对称美、和谐美、韵律美。注重逻辑序列、注重平衡、注重对称、注重轻重缓急，公文的这个特点需要公文语言在形式上也要做到美观、均衡、匀称。比如：提高思想认识，加强组织领导；加大督查力度，严格责任追究；广泛深入宣传，营造良好氛围（此处氛围是社会氛围的简写）；统筹城乡发展，破除二元结构（此处二元结构是城乡二元结构的简写）;立足当前，着眼长远。

8．公文文稿修改。

一看标题。公文标题是公文内容的高度浓缩，是公文的灵魂。

（1）《××××关于申请拨付300万元救灾资金的请示》，请示这种文种本身就带有申请、请求的意思，所以题目中的“申请”二字是多余的，应该删掉。再一个，申请拨付的具体资金数额不宜在标题中出现，显得太不含蓄太急不可耐，没有涵养。

（2）《关于商请××××××共同举办×××××活动的函件》，前边的单位本身就是文件的受文主体，应该删掉。《关于对荣获×××奖获奖单位进行表彰的通报》，荣获二字应该去掉，因为前后重复。

（3）如果属于转发性通知，题目中不能出现两个关于，省略第一个关于，保留所转发文件标题中的“关于”。

（4）如果公文属于部署工作类的通知，标题中原则上不用“认真”等副词进行修饰。例如《×××关于认真组织开展农家书屋工程建设活动的通知》，认真二字是对受文主体来讲的，文件发文单位是受文单位的上级机关，无需表态。

（5）公文标题不能字数过多。

（6）原则上，除印发规范性文件、法规规章性文件外，使用书名号外，公文标题中不用标点符号。

（7）标题回行时要确保词意完整，不能人为割裂一个完整意义的词组和词语。

二看文种。这需要我们对行政机关用到的13种公文的适用范围了然于胸、清清楚楚。这里边最常见的有四个问题：

（1）公告、通告混淆使用。公告用来向国内外公布重大事项或公布法定事项。通告适用于公布社会各有关方面需要周知或遵循的事项。《关于严禁在国道省道打场晒粮的公告》中的公告应改为通告。但现在很多行政单位搞不清二者之间的适用范围差别，常常混淆使用这两个文种。

（2）通知、意见混淆使用。通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理或需要有关单位周知的事项；意见适用于对重要问题提出见解和处理意见。

（3）请示中夹带报告事项，报告中夹带请示事项。

（4）文种乱用：规定（党的机关公文文种）、说明、汇报等。

三看首段（发文目的依据）表述。

（1）环逻辑（车轱辘话）：为进一步推动社会主义新农村建设，统筹城乡发展，破除城乡二元结构，改善农村居住环境，根据××××等法律法规及文件规定，结合我老秘网市实际，现就进一步推动社会主义新农村建设有关事项通知如下。

（2）发文依据缺位、不充分或者大而无当。比如：“经××××研究，确定在×××范围内开展×××”；“为认真贯彻落实科学发展观”。

（3）语言表述与标题不一致。例如，标题是《××××关于开展市区治安秩序综合治理的通知》，但是第一自然段中的最后一句却成了：“现就开展治安综合治理活动有关事项通知如下”。

四看文件主体。

（1）公文主体各部分排序是否符合事理逻辑，总—分—总或总—分顺序排列。

（2）是否符合先重要、后次要，先全局后部分的顺序排序。加大政策扶持力度，拓宽多元融资渠道，积极营造社会良好氛围

（3）是否按照时间的先后顺序排序。

（4）同一级标题因该是并列式逻辑关系。充分认识××××的重要意义，加大政策扶持力度，拓宽多元融资渠道，积极营造社会良好氛围就不属于同一层面，不能作为同级标题。

（5）提取公因式、合并同类项。前段时间，处理了一个文件，关于建设×××××的意见，具体内容我不说了。文章主体部分，连续四个自然段或者在开头或者在中间或者在结尾部分，都提到了工作要坚持××××原则。“原则”漫天飞，看起来很凌乱，很芜杂，线条不路畅，文气不通畅，为什么呢？因为作者不会合并同类项。呵呵。我在修改时，单独列了一个一级标题“工作原则”，就把这到处单飞的原则归总在一起了，让游击队升格为了正规军。

（6）是否有前后内容的交叉和重叠。

（7）检验查看公文文稿的高度（表彰通报举例）、宽度（公文的信息容量、关照视野）、深度（时间深度、政策深度、语言深度），灵敏度（科学发展、和谐发展、率先发展，创新潍坊，生态潍坊，文化潍坊，幸福潍坊，又好又快，更好更快）

（8）一般情况下，我们最好在公文原稿的基础上进行修改。但如果公文文稿原件支离破碎、语焉不详、逻辑混乱，那就只能另起炉灶推倒重来。

八、公文写作者的知识结构和能力结构：

法律法规、政策精神、经济知识、人文知识、文学素养、哲学素养、历史知识、语言知识、业务知识、辩证思维能力、过硬的文字表达能力。

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